SC-401 (vormals SC-400) in der Praxis – Daten schützen, Compliance sicherstellen, Verantwortung leben

Vom SC-400 zum SC-401: Informationsschutz im Wandel – Verantwortung für Daten neu definiert

In einer zunehmend datengetriebenen Welt verschiebt sich der Fokus der IT-Sicherheit vom reaktiven Schutz einzelner Systeme hin zur proaktiven Sicherung der Informationen selbst. Während im SC-200 die Bedrohungserkennung im Mittelpunkt steht und der SC-300 den Zugriff und die Identität schützt, geht es im SC-401 (vormals SC-400) um das eigentliche Herzstück der digitalen Infrastruktur: die Daten.

Das Microsoft-Examen SC-401: Information Protection and Compliance Administrator ist der Nachfolger des SC-400 und bildet die logische Fortsetzung innerhalb der Microsoft-Sicherheitszertifizierungen. Es richtet sich an Administrator:innen, die für den Schutz, die Klassifizierung und die regelkonforme Verarbeitung sensibler Informationen verantwortlich sind. Microsoft hat die Prüfung im Jahr 2025 im Zuge der Weiterentwicklung von Microsoft Purview überarbeitet, einer Plattform, die Datenschutz, Governance und Compliance in einer zentralen Oberfläche vereint.

Wer den SC-400 kennt, wird sich im neuen SC-401 schnell zurechtfinden: Die bekannten Themenbereiche – etwa Sensitivity Labels, Data Loss Prevention (DLP), Records Management und eDiscovery – bleiben zentrale Bestandteile. Neu hinzugekommen sind jedoch Aspekte wie Adaptive Protection, Insider Risk Management und die KI-gestützte Datenklassifizierung, die den Weg in eine lernende, automatisierte Compliance-Zukunft ebnen.

Dieser Beitrag beleuchtet, wie die im SC-401 (bzw. vormals SC-400) vermittelten Konzepte in der Praxis umgesetzt werden. Er zeigt, wie sich Datenschutzstrategien durch Microsoft Purview konsolidieren lassen, welche Verantwortlichkeiten die Rolle des Information Protection and Compliance Administrator mit sich bringt und wie aus technischen Richtlinien gelebte Verantwortung entsteht – im Unternehmen wie auch im eigenen Arbeitsalltag.

Denn eines wird schnell klar: Datenschutz ist längst keine Zusatzaufgabe mehr, sondern integraler Bestandteil einer modernen Sicherheitskultur.

Grundlagen: Information Protection im Microsoft-Ökosystem

Mit der Einführung von Microsoft Purview hat Microsoft einen entscheidenden Schritt getan: Aus einzelnen, produktbezogenen Schutzmechanismen wurde eine integrierte Plattform, die Datenschutz, Governance und Compliance unter einem Dach vereint. Damit erhalten Administrator:innen eine zentrale Steuerungs- und Kontrollinstanz, um den gesamten Datenlebenszyklus – von der Erstellung über die Klassifizierung bis zur revisionssicheren Löschung – konsistent zu verwalten.

Im Zentrum stehen drei Kernprinzipien:

• Klassifizieren: Inhalte werden anhand von Sensitivity Labels oder KI-basierten Regeln bewertet und entsprechend gekennzeichnet
• Schützen: Auf Basis dieser Klassifizierung greifen Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen oder Data Loss Prevention-Richtlinien automatisch
• Überwachen: Ereignisse werden im Purview-Compliance-Portal erfasst, ausgewertet und zur Nachvollziehbarkeit in Audit- und eDiscovery-Prozesse eingebunden

Diese durchgängige Kette sorgt dafür, dass Informationen kontextbezogen und konsistent behandelt werden, unabhängig davon, ob sie in Exchange Online, SharePoint, OneDrive oder Microsoft Teams liegen. Purview verknüpft damit nicht nur technische Schutzmaßnahmen, sondern auch organisatorische und rechtliche Anforderungen.

Gerade im Hinblick auf regulatorische Vorgaben wie DSGVO, ISO 27001 oder NIS2 wird Information Protection zu einem strategischen Instrument. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Transparenz zu schaffen, Risiken zu minimieren und Compliance nicht nur als Pflicht, sondern als gelebte Verantwortung zu verstehen.

Die Rolle des oder der Information Protection Administrator:in, wie sie im Microsoft SC-401 (vormals SC-400) vermittelt wird, besteht daher nicht allein darin, Richtlinien zu konfigurieren. Vielmehr geht es um das Verständnis der Datenflüsse im gesamten Microsoft 365-Mandanten, um daraus nachhaltige, überprüfbare Schutzstrategien zu entwickeln.

Sensitivity Labels und Verschlüsselung in der Praxis

Wer Informationen wirklich schützen will, muss sie zuerst verstehen, klassifizieren und kontrollieren können. Genau hier kommen Sensitivity Labels ins Spiel – das Herzstück der modernen Microsoft Information Protection. Sie ermöglichen es, Dokumente, E-Mails und Datenobjekte mit einem digitalen Schutzstempel zu versehen, der nicht nur sichtbar markiert, sondern auch technisch wirksam schützt.

Im Microsoft Purview Compliance Portal lassen sich Labels zentral erstellen, verwalten und veröffentlichen. Dabei können Administrator:innen festlegen,

• welche Schutzmaßnahmen angewendet werden (z.B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Wasserzeichen),
• wer Labels anwenden darf, und
• wo diese Richtlinien gelten, etwa in SharePoint, Teams, Exchange Online oder lokalen Office-Apps.

Ein klassisches Beispiel: Ein Dokument, das als Vertraulich – Nur intern klassifiziert ist, kann automatisch verschlüsselt und der Zugriff auf interne Konten beschränkt werden. Wird dasselbe Dokument per E-Mail versendet, greift dieselbe Schutzlogik und verhindert unbefugtes Weiterleiten oder externes Speichern.

Diese Label-Vererbung ist einer der größten Fortschritte gegenüber früheren, produktgebundenen Sicherheitsmodellen. Wo früher Exchange, SharePoint und OneDrive isoliert agierten, sorgt heute Microsoft Purview für Kohärenz und Durchgängigkeit.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nutzerfreundlichkeit. Sensitivity Labels können in den Office-Apps direkt aus der Symbolleiste heraus angewendet werden. Benutzer:innen erhalten Vorschläge (sogenannte Policy-Tipps), wenn Inhalte sensible Informationen enthalten, und können den passenden Schutz mit einem Klick aktivieren. So wird Sicherheit zu einem natürlichen Bestandteil des Arbeitsalltags, anstatt ein Hindernis zu sein.

In der Praxis sind Sensitivity Labels damit weit mehr als nur ein Klassifizierungstool, sie bilden die Grundlage für technisch durchsetzbare Datenschutzrichtlinien, die im gesamten Datenlebenszyklus greifen.

Data Loss Prevention (DLP): Kontrolle über Datenflüsse

Die effektivste Sicherheitsstrategie endet dort, wo vertrauliche Informationen unkontrolliert die Organisation verlassen. Genau hier setzt Data Loss Prevention (DLP) an, eine Kernfunktion innerhalb von Microsoft Purview, die verhindert, dass sensible Daten versehentlich oder absichtlich geteilt, kopiert oder versendet werden.

Im Purview Compliance Portal lassen sich DLP-Richtlinien zentral erstellen und übergreifend auf Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams anwenden. Sie prüfen Nachrichten, Dateien und Chat-Inhalte in Echtzeit und greifen automatisch, sobald definierte Muster erkannt werden, etwa Kreditkartennummern, personenbezogene Daten oder Vertragskennzeichnungen.

Typische DLP-Szenarien in der Praxis:

• Exchange Online: Blockieren oder Protokollieren von E-Mails, die vertrauliche Anlagen enthalten
• SharePoint und OneDrive: Unterbinden des Teilens sensibler Dateien außerhalb der Organisation
• Microsoft Teams: Erkennen vertraulicher Informationen in Nachrichten oder Dateifreigaben

Ein besonderes Merkmal der modernen DLP-Umgebung ist die Integration mit Sensitivity Labels: Wird ein Dokument als Vertraulich klassifiziert, greift automatisch die passende DLP-Regel. Dadurch entsteht ein durchgängiger Schutzpfad von der Klassifizierung bis zur Überwachung.

Diese enge Verzahnung ist ein Paradebeispiel für den Wandel vom statischen Richtlinienansatz hin zu einer intelligenten, kontextsensitiven Sicherheitsarchitektur, die sich in den Arbeitsalltag der Benutzer:innen einfügt.

Datenlebenszyklus und Records Management

Information Protection endet nicht mit der Klassifizierung oder dem Schutz sensibler Inhalte – sie begleitet Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Erstellen über die aktive Nutzung bis zur Archivierung oder Löschung gilt es, rechtliche und organisatorische Vorgaben einzuhalten. Genau hier setzt das Records Management in Microsoft Purview an.

Der Datenlebenszyklus im Überblick

Jede Information durchläuft typische Phasen:

1. Erstellung und Klassifizierung: Inhalte entstehen in Microsoft 365 und werden durch Labels eingeordnet
2. Nutzung und Zusammenarbeit: Daten werden geteilt, bearbeitet oder weitergegeben
3. Aufbewahrung und Archivierung: Inhalte unterliegen Aufbewahrungsfristen und Compliance-Regeln
4. Löschung oder Vernichtung: Nach Ablauf der Fristen erfolgt eine kontrollierte, nachvollziehbare Entfernung

Das Ziel ist, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu schaffen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Anstelle manueller Archivierungsschritte übernehmen automatische Aufbewahrungsrichtlinien diese Aufgabe, zentral gesteuert über Purview.

Retention Labels und Aufbewahrungsrichtlinien

Mit Retention Labels lassen sich Daten in Microsoft 365 systematisch verwalten. Sie definieren, wie lange Informationen gespeichert, wann sie gelöscht und ob sie während der Aufbewahrung gesperrt werden dürfen.

Beispiel:

• Rechnungen werden sieben Jahre aufbewahrt,
• Vertragsunterlagen zehn Jahre,
• operative Projektdateien nur so lange, wie sie aktiv genutzt werden.

Über Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) können diese Regeln mandantenweit angewendet werden, auf Exchange-Postfächer, SharePoint-Websites, OneDrive-Konten oder Teams-Chats. Administrator:innen legen fest, ob Inhalte nach Ablauf automatisch gelöscht oder überprüft werden sollen.

Ein besonderer Vorteil liegt in der Integration mit Sensitivity Labels: Ein Dokument, das als Vertraulich gekennzeichnet ist, kann automatisch ein entsprechendes Retention Label erhalten. So entsteht ein durchgängiger, regelbasierter Schutzmechanismus, von der Klassifizierung bis zur revisionssicheren Archivierung.

eDiscovery und Audit: Transparenz und Nachweis

Neben der Aufbewahrung spielt die Nachvollziehbarkeit eine zentrale Rolle. Mit den Purview-Werkzeugen eDiscovery (Standard und Premium) können Administrator:innen Daten durchsuchen, exportieren und im Bedarfsfall rechtssicher bereitstellen, etwa bei Compliance-Prüfungen oder juristischen Verfahren.

eDiscovery Premium geht noch einen Schritt weiter:

• Fallbezogene Workflows für rechtliche Anfragen,
• Datenquellenübergreifende Suche (Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive),
• Integrierte Analysefunktionen zur Reduzierung von Datenvolumen,
• Reporting und Nachverfolgung über alle Phasen eines Falls hinweg.

Darüber hinaus stellt die Audit-Funktion sicher, dass sämtliche relevanten Benutzer- und Administratoraktivitäten aufgezeichnet werden, von Dateiänderungen bis zu Richtlinienanpassungen. So lassen sich Compliance-Anforderungen lückenlos nachweisen, was insbesondere bei Zertifizierungen oder internen Audits von Bedeutung ist.

Records Management als Teil einer Compliance-Strategie

Das Records Management in Microsoft Purview ist mehr als nur Datenaufbewahrung, es ist ein strategisches Steuerungsinstrument.

Es hilft Unternehmen,

• gesetzliche Vorgaben (z.B. DSGVO, ISO 27001, GoBD) einzuhalten,
• Risiken zu minimieren,
• Prozesse zu automatisieren und
• Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen.

Im Kontext des SC-401 (vormals SC-400) lernen Administrator:innen, wie sie diese Funktionen konfigurieren, überwachen und in bestehende Governance-Strukturen einbinden. Dabei steht nicht allein das technische Know-how im Fokus, sondern das Verständnis für den gesamten Compliance-Lifecycle – also die Verbindung von Information Protection, DLP, Retention und eDiscovery zu einem geschlossenen System. So wird aus Datensicherheit ein gelebtes Konzept: vom ersten Bit bis zur revisionssicheren Archivierung.

Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance

Wer in der modernen IT-Sicherheitslandschaft erfolgreich agieren will, muss mehr beherrschen als nur technische Konfigurationen. Die Funktion des Information Protection and Compliance Administrator, wie ihn das Microsoft-Examen SC-401 (vormals SC-400) definiert, ist heute eine Schlüsselrolle zwischen Technik, Recht und Organisation.

Im Zentrum steht nicht nur die Umsetzung, sondern das Verstehen des gesamten Compliance-Ökosystems: Wie werden Richtlinien erstellt, geprüft, dokumentiert und kontinuierlich verbessert? Wie interagieren Security, IT, Rechtsabteilung und Geschäftsführung miteinander? Und wie lässt sich all das messbar, auditierbar und nachhaltig gestalten?

Die Rolle als Information Protection and Compliance Administrator

In Microsoft-Umgebungen übernimmt diese Rolle die Verantwortung für:

• Entwicklung und Pflege von Richtlinien in Microsoft Purview, z.B. Sensitivity Labels, DLP und Retention Policies
• Überwachung und Auswertung von Compliance-Berichten im Compliance-Portal
• Koordination mit Security- und Governance-Teams, um Richtlinien technisch wie organisatorisch abzusichern
• Dokumentation von Maßnahmen und Ergebnissen im Rahmen interner oder externer Audits

Im Unterschied zu klassischen Administrator:innen, die rein reaktiv auf Sicherheitsvorfälle reagieren, arbeitet der Information Protection Administrator präventiv, strategisch und bereichsübergreifend. Diese Kombination aus technischer Expertise und Governance-Verständnis ist entscheidend, um Informationssicherheit als unternehmensweites Prinzip zu etablieren.

Governance als verbindendes Element

Governance beschreibt den Rahmen, in dem Regeln, Rollen und Prozesse festgelegt werden, um Sicherheit und Compliance dauerhaft sicherzustellen. Microsoft bietet mit Purview und den zugehörigen Tools einen zentralen Governance-Rahmen, der technische Umsetzung und organisatorische Kontrolle vereint.

Typische Governance-Aufgaben in Microsoft Purview sind:

• Aufbau eines Verantwortlichkeitsmodells: Wer darf Richtlinien erstellen, wer genehmigen, wer auditieren?
• Definition von Zugriffs- und Berechtigungskonzepten (Least Privilege, Role-Based Access Control)
• Regelmäßige Überprüfung von Richtlinien und deren Wirksamkeit
• Nutzung von Compliance Score und Compliance Manager, um Fortschritte messbar zu machen

Durch diese Struktur entsteht ein ganzheitlicher Governance-Kreislauf: Er definiert nicht nur was geschützt wird, sondern auch wer, wie und warum. Damit wird Compliance von einer abstrakten Anforderung zu einem operativen Qualitätsstandard im IT-Betrieb.

Zusammenarbeit mit anderen Rollen

Die Rolle des Information Protection Administrator ist eng verzahnt mit weiteren Microsoft-Sicherheitsrollen:

Diese Zusammenarbeit verdeutlicht, dass Informationsschutz keine Einzeldisziplin mehr ist, sondern Teil einer integrierten Sicherheits- und Compliance-Strategie.

Governance in der Praxis

Gute Governance zeigt sich nicht in der Anzahl von Richtlinien, sondern in ihrer Wirksamkeit. Unternehmen, die Purview erfolgreich implementieren, setzen auf ein kontinuierliches Verbesserungsmodell (CIP – Continuous Improvement Process). Das bedeutet: Richtlinien werden regelmäßig überprüft, Kennzahlen analysiert und Anpassungen dokumentiert.

Ein praxisnahes Beispiel: Ein DLP-Vorfallbericht zeigt wiederholte Verstöße in einem Fachbereich. Anstatt nur Regeln zu verschärfen, prüft das Governance-Team die Ursache, etwa fehlendes Bewusstsein oder unklare Prozesse, und schult gezielt nach. So wird Governance lebendig und trägt zur Sicherheitskultur im Unternehmen bei.

Bedeutung für Prüfungskandidat:innen

Der Microsoft SC-401 vermittelt nicht nur Fachwissen, sondern ein neues Rollenverständnis: Administrator:innen werden zu Architekt:innen sicherer Informationsflüsse, die Technik und Verantwortung vereinen. Governance ist dabei kein Kontrollinstrument, sondern der Rahmen, in dem Sicherheit, Transparenz und Vertrauen wachsen können – nachvollziehbar, messbar und gelebter Bestandteil der Unternehmenskultur.

Fazit: Datenschutz als gelebte Sicherheitskultur

Mit dem Microsoft SC-401 (vormals SC-400) hat Microsoft den Fokus der Sicherheitszertifizierungen auf das verlagert, was in der modernen IT den größten Wert besitzt: Informationen. Während der SC-200 auf Bedrohungserkennung und Reaktion abzielt und der SC-300 Identität und Zugriff schützt, rückt der SC-401 den Schutz der Daten selbst ins Zentrum, unabhängig davon, wo sie entstehen, verarbeitet oder geteilt werden.

Microsoft Purview bildet dafür die zentrale Plattform. Sie integriert Klassifizierung, Schutz, Aufbewahrung und Überwachung zu einem geschlossenen Compliance-System. Was früher über verschiedene Produkte verteilt war, ist heute in einer durchgängigen Architektur vereint – ein deutlicher Fortschritt für Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Doch der eigentliche Wandel liegt nicht nur in der Technik, sondern im Verständnis von Verantwortung. Datenschutz bedeutet heute mehr, als Richtlinien zu definieren oder Auditberichte zu pflegen. Er bedeutet, eine Kultur zu schaffen, in der der bewusste Umgang mit Informationen selbstverständlich wird, unterstützt durch Automatisierung, KI und klar definierte Prozesse.

Für Administrator:innen eröffnet der SC-401 eine neue Perspektive: Sie agieren nicht mehr nur als Umsetzer:innen von Vorgaben, sondern als Gestalter:innen einer sicheren Informationslandschaft. Sie verbinden Compliance mit Alltagstauglichkeit, technische Regeln mit menschlichem Bewusstsein.

Damit spiegelt der SC-401 genau das wider, was moderne IT-Sicherheit ausmacht:

• integriert statt isoliert,
• präventiv statt reaktiv,
• verantwortungsvoll statt nur regelkonform.

Wer dieses Denken verinnerlicht, lebt Datenschutz nicht als Pflicht, sondern als gelebte Haltung – und trägt dazu bei, Vertrauen in einer zunehmend digitalen Welt aktiv zu gestalten.

Quellenangaben

(Abgerufen am 21.11.2025)

Zertifizierung und Training

• Github: Microsoft Security Academy – Certification Overview
• Microsoft Learn: Information Security Administrator (SC-401)
• Microsoft Learn: SC-401T00: Administering Information Security
• Microsoft Learn: Study Guide SC-401
• Tech Community Blog: Validate critical information security skills with our new certification
• Vlad Catrinescu: SC-401 Administering Information Security

Microsoft Purview und Information Protection

• Microsoft Learn: Microsoft Purview – Übersicht
• Microsoft: Microsoft Purview – Overview
• Microsoft: Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP)

Videoressourcen und Einblicke

• Microsoft Learn (YouTube): SC-401 Introduction
• Microsoft Mechanics (YouTube): Get started with Microsoft Purview
• Skaylink GmbH (YouTube): Microsoft Purview explained – Unified Compliance

Empfohlene Vertiefung

• Microsoft Learn: Microsoft Compliance Manager
• Microsoft Learn: Microsoft eDiscovery Premium
• Microsoft Learn: Microsoft Purview Records Management

Weiterlesen hier im Blog

• KI im Gigawatt-Zeitalter – Wie OpenAI, AMD, NVIDIA und Broadcom die Energiefrage neu schreiben
• SC-200 in der Praxis – Von KQL bis Incident Response: Der zuverlässige Leitfaden für Security Operations
• SC-300 in der Praxis – Identität sichern, Zugriff steuern, Vertrauen gestalten
• Vom Server zum Service – Wie Exchange SE die Hybrid-Ära neu definiert
• Von Grundlagen zu Governance – Inhalte und Nutzen der Microsoft-Zertifizierung SC-900